Tout savoir sur l’apostille en Espagne

Pour qu’un document étranger produise pleinement ses effets en Espagne, il est nécessaire qu’il soit authentifié. Cette authentification s’effectue, pour les États signataire de la Convention de la Haye, par l’Apostille. C’est la seule formalité exigée pour qu’un document provenant d’un État signataire de la Convention de la Haye soit légalement admis sur le territoire espagnol. 

L'apostille, qu’est-ce que c’est ? 

L’apostille de la Haye est l’homologation, en Espagne, d’un acte officiel, public ou privé (contrats, diplômes, procuration, visas de travail, acte de naissance ou d’état-civil) étranger. Cette formalité unique, nécessaire à l’opposabilité de l’acte sur le territoire espagnol, permet de certifier de son origine et de sa régularité. Issue de la Convention de la Haye de 1961, elle remplace l’exigence de légalisation et simplifie la libre circulation, dans les pays signataire, des documents étrangers. 

Par ailleurs, pour si l’État est non-signataire de la présente Convention, leur document reste soumis à la procédure de légalisation stricte, contraignante et onéreuse.

Quelle utilité de l’apostille ?

Si vous décidez de venir vous expatrier en Espagne pour quelle raison que ce soit (familiale, éducative, travail, création ou gestion de filiale, société, import, export, achat, vente, etc…) des formalités administratives seront nécessaires. Dès lors, pour pouvoir opposer un document de votre pays d’origine auprès d’une administration espagnole, il vous faudra, préalablement, satisfaire à l’exigence de l’apostille.

Exception européenne

Toutefois, le Règlement européen 2016/1191, en vigueur depuis le 16 février 2019 vient supprimer l’exigence de l’apostille entre les États membres de l’Union européenne pour toute une série de documents en lien avec l’état-civil (acte de naissance, livret de famille, contrat de mariage, PACS, documents d’identité, etc…). Il n'est donc plus nécessaire de soumettre à l’apostille, un document public officiel délivré par les autorités d’un pays membre en vue de sa présentation dans un autre pays membre. Étant précisé que le règlement sus-visé ne couvre que l’homologation du document et non la reconnaissance de ses effets juridiques. 

En outre, le règlement vient simplifier les formalités de relatives aux traductions. Celle-ci ne sera plus nécessaire pour les documents visés par le présent Règlement (uniquement) à la condition que l’acte soit accompagné du formulaire multilingue. Ainsi, pour tous les documents européens,  en lien avec l’état civil, il ne vous sera plus nécessaire de les faire traduire, mais uniquement de remplir le formulaire multilingue annexé au règlement.

Il reste que pour tous les actes qui ne rentre pas dans le champ d’application dudit règlement la traduction reste la règle. 

Comment faire apostiller un document ? 

Pour l’utilisation d’un acte français à l’étranger, il vous  faudra prendre attache au Greffe de la Cour d’appel du lieu ou émane le document. Le Parquet Général de la Cour d’appel est exclusivement compétent pour faire apostiller un document français. 

En revanche, dans le cas où vous sollicitez l’apostille pour l’utilisation d’un document espagnol à l’étranger, il faudra analyser le type de document public. Les documents émis par un notaire espagnol seront apostillés par le Colegio de Notarios ; les documents judiciaires au Tribunal Superior de Justicia (un pour chaque Communauté) et les documents administratifs à las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia.

Traduction

Sous réserve de l’exception européenne sus-visée, la traduction d’un document étranger est nécessaire pour qu’il produise pleinement ses effets et éviter des problèmes de compréhension. Cette traduction devra être effectuée après son authentification dans son pays d’origine, et par un traducteur agréé du pays où vous ferez usage du document. 

Dans le cas où l’apostille serait demandée pour l’opposabilité d’un document étranger en Espagne, si le traducteur est assermenté en Espagne, la traduction est automatiquement valable. En revanche, si le traducteur est assermenté dans un autre pays, la traduction devra être légalisée par le tribunal du domicile du traducteur après être soumise à l’apostille. Dans un souci de rapidité, il est donc préférable de choisir un traducteur agréé en Espagne afin d’éviter la légalisation de la traduction et une éventuelle non-conformité du document. 

Pour trouver un traducteur agréé en Espagne, il convient de se référer au Ministère des affaires étrangères espagnol.

Quoi qu'il en soit, notre conseil et celui que nous appliquons à nos clients est de tenir compte du fait qu'un processus où deux pays sont impliqués, il y a toujours des délais pour les apostilles, les traductions, etc... il faut donc s'y prendre avec prévoyance, car en moyenne il faut 3 semaines pour apostiller et traduire, et cela sans la pandémie de COVID, où la moyenne était de 2 mois !

Me. Félix de la Guia et Me. Manuel Serra
Avocats au cabinet DELAGUIA&LUZON 
www.delaguialuzon.fr