Nomination d’un représentant fiscal en Italie : le recours incontournable au notaire

La désignation d'un représentant fiscal concerne les entités non-résidentes exerçant une activité commerciale, artistique ou libérale sans être établies sur le territoire italien ni disposer d'un établissement permanent en Italie.
Cette démarche est indispensable pour les entreprises étrangères qui effectuent des opérations soumises à TVA afin de se conformer à la législation fiscale italienne et pour remplir toutes les obligations fiscales requises par les autorités.
Dans cet article, nous examinerons en détail le processus de nomination d'un représentant fiscal en Italie, ainsi que les obligations et responsabilités qui en découlent.

Définition et rôle du représentant fiscal

En vertu de l'article 17, paragraphe 3, du décret présidentiel 633/1972, les non-résidents doivent remplir leurs obligations et exercer leurs droits en désignant un représentant résidant en Italie.
Le représentant fiscal est une personne physique ou morale résidant en Italie, mandatée par une entreprise étrangère pour agir en son nom et pour son compte auprès des autorités fiscales italiennes. Le représentant fiscal est responsable de toutes les obligations fiscales de l'entreprise étrangère en Italie.
La désignation d'un représentant fiscal est obligatoire lorsque le non-résident effectue une opération soumise à la TVA en Italie, lorsque la transaction est effectuée avec des entités qui ne sont pas tenues d'appliquer le mécanisme d'autoliquidation de la TVA, ou encore lorsqu'elle est imposée par la règlementation relative aux échanges intra-européens.

Voici ci-après quelques illustrations :
-    les livraisons de biens à des particuliers en Italie (par exemple lors de salons ou de marchés);

-    la vente de biens situés en Italie à un autre non-résident (par exemple, la vente d'une machine située en Italie à une autre société étrangère);

-    la prestation de services immobiliers territorialement rattachés à l’Italie à des personnes privées (par exemple, des travaux de peinture sur une maison privée);

-    le dépassement du seuil de ventes de 10.000 euros pour l'activité de e-commerce (si ce montant est dépassé, il est nécessaire de s'immatriculer en Italie);

-    le stockage de biens dans les entrepôts TVA (article 50-bis du décret présidentiel 633/72);

-    les ventes à distance de produits soumis à accises en Italie.

Le représentant fiscal a plusieurs obligations, notamment :
-    déposer les déclarations fiscales de l'entreprise étrangère auprès des autorités fiscales italiennes ;

-    payer les impôts dus par l'entreprise étrangère en Italie.

Par ailleurs, le représentant fiscal d’une société étrangère est solidairement responsable avec cette dernière de toutes les obligations découlant de la législation et du paiement de la TVA due. En effet, du point de vue du droit civil, le représentant fiscal agit en vertu d’un mandat sans représentation. Le mandat sans représentation est une forme de mandat par laquelle le représentant agit pour le compte de la société étrangère – le mandant – mais en son nom propre. Par conséquent, le représentant fiscal n’a pas le pouvoir d’accomplir des actes au nom de la société étrangère.

Nomination du représentant fiscal par la société non-résidente

En premier lieu, l’entreprise étrangère doit déterminer la personne qui assumera le rôle de représentant fiscal résidant en Italie au regard des compétences nécessaires pour remplir cette fonction.
Ensuite, la nomination d'un représentant fiscal en Italie se fait par le biais d'un acte enregistré dans un registre spécial du centre des impôts ou « Agenzia delle Entrate » compétent.
A cette fin, la société étrangère devra fournir une décision spécifique de son Conseil d’administration ou de son administrateur unique autorisant, d’une part, la création d’une représentation fiscale en Italie et, d’autre part, désignant la personne qui assumera cette fonction.

Alors que jusqu’à présent l’Agenzia delle Entrate acceptait que le mandat soit rédigé sous forme d’acte sou seing privé, elle applique désormais strictement sa décision n° 442/2022 du 2 septembre 2022 et exige que la nomination du représentant fiscal intervienne par acte notarié, étant précisé que l’acte notarié rédigé par un notaire étranger doit revêtir l’apostille.

Autrement dit, la désignation du représentant fiscal doit résulter d'un acte authentifié par un notaire d'un État étranger partie à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Cette convention a été ratifiée tant par l’Italie – par la loi n° 1253 du 20 novembre 1996 – que par la France. L'apostille permet de certifier que le notaire qui a délivré le document est effectivement habilité à le faire.
Par ailleurs, il convient de préciser que l’acte notarié doit spécifier que le notaire s’est assuré de l’identité et des pouvoirs du ou des signataires.

Ceci étant précisé, la désignation du représentant fiscal doit intervenir avant la date à laquelle la première transaction est effectuée sur le territoire italien et doit être communiquée au cocontractant préalablement à la réalisation de l’opération.

La personne désignée comme représentant devra ouvrir un numéro de TVA pour le compte de l’entité étrangère. En s’immatriculant par l'intermédiaire de son représentant, l'entité étrangère sera soumise à toutes les obligations et à tous les droits prévus par la législation nationale en matière de TVA.

A titre d’exemple, celle-ci doit présenter la déclaration de début d'activité (formulaire AA7 ou AA9), solliciter un numéro de TVA et présenter la déclaration annuelle de TVA. Ce numéro de TVA doit figurer sur toutes les factures.
Rappelons que le représentant fiscal est unique, c’est-à-dire qu’une société étrangère ne peut avoir qu’un seul représentant fiscal.

Conclusion
La nomination d'un représentant fiscal en Italie est une étape essentielle pour toute entreprise étrangère souhaitant opérer sur le territoire italien et effectuant des opérations soumises à TVA. Une telle nomination permet ainsi de garantir la conformité fiscale de l'entreprise en Italie et de bénéficier d’un interlocuteur local pour traiter les questions fiscales et administratives en Italie. Attention, cependant, l’acte de nomination doit désormais être notarié faute de quoi il pourrait être rejeté par l’Agenzia delle Entrate.